主管教育訓練課程~部門目標設定與開展、與部屬共創雙贏的績效指導

為跟上時代變化的腳步,北醫大人力資源處馬不停蹄地開設各類相關教育訓練,以培育同仁開闊的視野及面對各種處境的因應能力,主管訓練課程歡迎各級主管參加外,更希望同仁一起來參與,不斷地提升自我,與北醫大一起成長。

■李傳政老師:部門目標設定與開展(6月5日)
102學年度即將到來,為協助主管將北醫願景、策略及年度經營目標透過策略地圖帶入部門目標設定中,由各單位承接校方目標,透過主管間討論與演練訂定關鍵績效指標(Key Performance Indicator,簡稱KPI),特邀請李傳政老師前來本校講授「部門目標設定與開展」。

機構要成功的5項關鍵要素為:願景/目標、外部分析、內部分析、人力資源管理、組織策略。透過學校的理念與願景,輔以SWOT交叉分析方法,找出經營策略及發展方向,並針對效益、困難、成本、風險等進行策略評估,據以展開策略地圖,訂定部門及個人衡量指標。因此目標管理架構的展開,要問幾個問題:學校的未來如何?學校要如何達成願景?學校的策略量化目標為何?如何全面衡量學校的績效水準?【圖:李傳政老師(右)上課實況】

目標設定後,執行力是目標達成的關鍵因素,後續的管理追蹤是達成目標重要的過程,因此做好績效管理包含4階段:
1.確立標準:建立工作目標以及評估基準
2.衡量績效:主管進行工作分配,亦即KPI分配,需注意的是個人、部門與組織目標必須一致,透過每個人的工作計畫達到個人目標,進而達到部門及組織目標。
3.檢測績效:主管必須激發部屬潛能,並定時進行追蹤,比較現況與目標的差距。
4.修正偏差:主管根據目標對部屬進行回饋與改善,確保落後的進度能如期完成。【圖:學員分組討論情形】

您是否是位具執行力的人?李老師分享具執行力的員工特色,包含自動自發、誠信負責、注意細節、善於分析判斷與應變、樂於學習與求知、具有創意、對工作投入、團隊精神良好、求勝慾望強烈、具有韌性。

樂於學習將能吸收到更多知識與方法,讓同仁能夠有效執行業務並樂於工作,因此本校持續投入大量訓練資源培育人才,樂於學習的夥伴加入本校將會是最佳選擇。【圖:學員分組討論情形】

■黃惠玲老師:與部屬共創雙贏的績效指導(7月2日)
部屬剛來3個月,表現認真投入,但每每請她協助申請文件時,指導過兩、三次還是常常漏東漏西,最後演變成主管自己作比較快;小婷是單位內的資深夥伴,交辦任務品質做得很好,但是常常會延誤而影響後續的進度……身為主管,該如何指導這樣的同仁,才能夠完成績效任務?為協助主管們更有效的與部屬溝通,人資處邀請到黃惠玲老師為大家解惑。

唯有認清自己的角色,作困難的事才會容易,壓力源才會減少。主管角色的天職就是幫組織達成目標,主管在績效指導所扮演的角色就是包工程、進行發包、最重要的是監工,而監工代表著平時就要給予回饋及檢討。部屬可依據能力高低及意願高低分為4大類型,針對不同類型的員工應進行不同的指導策略與方法。針對高工作能力及高工作意願者,主管應扮演著顧問的角色;針對高工作能力及低工作意願者,主管應扮演輔導者的角色;面對高工作意願極低工作能力者,應進行教導;對於低工作能力及低工作意願者,應進行處理。【圖:黃惠玲老師授課情形】

績效指導重要原則在於大量的聽與說,聽要聽到對方很想說,說要說到對方很想聽,因此須掌握「先一致性,後差異性」的原則,老師提出了「先搭橋(同理)再鋪路(解決問題)」的概念,讓學員知道何謂真正的同理心,同理不等於同情,更不等於同意。

透過同理建立一致性,與對方站在同一立場,建立起友誼的橋樑,對方較能說出自己的問題,接著應以讚賞式的提問啓發對方思考,但要記住不要以壞問題提問,例如這是誰作的?(找兇手)、這樣作對嗎?(論對錯)、我覺得這樣不合理(批評)等都是壞問題的特色。好問題應該像個明鏡般讓員工看到問題,例如您要不要說一說發生什麼事?【圖:黃老師透過三繩奇術讓學員瞭解,親自示範是重要的】

主管應不吝於讚賞肯定部屬,讓部屬能夠將好的行為擴展到別處,此時要多用「而且」或「同時」,盡量不用「但是」作為連接詞,讚賞重點如下:即時、具體描述事實、發自內心、不能有目的,詢問同仁會作好的原因,透過他的嘴巴找出成功經驗。主管與部屬間如何建立正向的溝通,把握「先搭橋、再鋪路」的原則,將能走出康莊大道。(文/人力資源處)【圖:黃老師(右)針對能力高低/意願高低的部屬應如何指導,進行詳盡的說明】

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